Como aplicar o ciclo PDCA na minha empresa

Um tema fundamental para qualquer negócio é o do uso correto de ferramentas, métodos e recursos de gestão. Quando falamos em ciclo PDCA, fica claro como esse tipo de esforço pode mudar consideravelmente a realidade de uma empresa.

Focado em algo que vai do planejamento à ação, como veremos abaixo, o Ciclo PDCA nada mais é do que um instrumento que ajuda os empresários e gestores a tomarem posse dos movimentos mais importantes que ocorrem na tomada de decisões.

De fato, hoje em dia se você analisa o que faz uma empresa de aluguel de escritório compartilhado performar melhor do que outras, é sua cultura corporativa. Quanto mais a filosofia de trabalho incluir métodos assim, melhor ela será.

Por outro lado, se o negócio não tem controle sobre seus processos e seu pessoal, é questão de tempo até isso se refletir na qualidade de sua solução, um produto ou um serviço, bem como no dia a dia de trabalho entre os colaboradores.

O que é Ciclo Plan, Do, Check, and Act?

Já vimos que se trata de um recurso ou instrumento que ajuda os responsáveis de uma corporação a ganharem maior domínio sobre os processos.

Na prática, isso significa que o Ciclo PDCA vai ajudar a fazer uma gestão do acerto e do erro, ou seja, ele pode mitigar ou minimizar aquilo que está trazendo prejuízos, além de também poder maximizar ou ampliar o que traz benefícios.

É incrível que seus princípios sejam tão universais que podem ser aplicados a qualquer tipo de empresa, seja ela da área B2B como alguém que vende caixa personalizada com logomarca, seja do comércio B2C entre lojas e compradores finais.

Sua sigla deixa isso mais claro, conforme:

• P (Plan): planejar;
• D (Do): fazer;
• C (Check): checar;
• A (Action): agir.

Sendo assim, é possível ir desde o planejamento estrutural de uma ação qualquer, passando pela realização e checagem, até chegar de novo na ação propriamente dita.

Esse caráter cíclico dele é fundamental, daí o nome “Ciclo PDCA”, justamente porque nenhuma empresa pode se acomodar ou parar de crescer. A verdade é que, no mundo dos negócios, quem para de crescer começa a diminuir.

Como ele funciona na prática

O repertório mais comum de situações em que o Ciclo PDCA é aplicado passa por frentes como a de criação de novos produtos/serviços, aumento da produtividade, otimização dos custos e gastos e relação com os clientes e compradores.

Um exemplo muito prático e valioso é o do treinamento de vendas ou atuação no marketing digital. 

Assim, uma loja de impressora senha atendimento pode dividir seu planejamento de marketing conforme os estágios do Ciclo.

Isso vai implicar um sistema de trabalho muito mais assertivo do que simplesmente fundar um site, criar um blog ou ficar postando nas redes sociais. Com o PDCA a empresa determina processos, delega funções e acompanha o que cada funcionário faz.

Aplicando em sua empresa

Aprofundando mais ainda o exemplo de como ele funciona na prática, podemos dar diretrizes para que você comece a aplicar o Ciclo PDCA hoje mesmo.

P (Plan): planejar

Aqui, você precisa definir qual setor ou esforço será realizado, podendo ir desde a parte de logística até a de comunicação com o cliente. Uma dica de ouro é começar, justamente, pelo comercial ou pelo marketing.

Assim, fica mais claro o que está sendo feito e todos mantêm um ânimo maior, por ser algo que vai aumentar as vendas e trazer uma receita melhor para o negócio.

D (Do): fazer

Se a meta colocada foi, por exemplo, conseguir mil novos seguidores nas redes sociais toda semana, é hora de fazer o que foi pré-definido.

Podem ser ações como postar três vezes ao dia, responder comentários em menos de uma hora, indexar cada novo lead no CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) da empresa e daí em diante.

C (Check): checar

Aqui já entra outro diferencial incrível, que é o fato de que você vai monitorar os resultados, ou seja, a checagem como meio de aplicar métricas e mensurar objetivos é algo bem positivo.

A (Action): agir

Por fim, você vai aprimorar o que foi feito, agindo de modo a buscar a excelência. Por exemplo, quais posts sobre display para ponto de venda se saíram melhor?

Esses são os que vão subir para um nível de investimento em anúncios, os demais, não. Ou ainda, essa ação pode incluir uma reciclagem dos membros da equipe que ajudam a chegar aqui, caso a defasagem esteja no fator humano.

Considerações finais

Portanto, é fundamental entendermos melhor o que é o Ciclo PDCA, o que essa sigla significa e que tudo isso funciona na prática.

Além disso, acima demos exemplos práticos e bem ilustrativos sobre como exatamente implementá-lo em seu próprio negócio, atingindo resultados incríveis.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.